Zonder data geen capaciteitsmanagement binnen de kliniek

Het lijkt zo makkelijk, capaciteitsmanagement binnen de kliniek. Een opname kan gepland dan wel spoed zijn, met een opnemend specialisme en vervolgens wordt een bed op een afdeling door die patiënt bezet gehouden. Dit is de situatie tot de patiënt ontslagen wordt en het bed beschikbaar is voor de volgende patiënt. Ga echter met de mensen van de afdeling capaciteitsmanagement om de tafel en je begrijpt al snel dat er aan enorm veel knoppen gedraaid moet worden om dit proces soepel te laten verlopen.

Dit geeft voor ons een mooie uitdaging om het verhaal van de Capaciteitsmanagers te vertalen naar de benodigde data en deze via dashboards te presenteren als bruikbare informatie. We zijn hierbij uitgekomen op een clinical app met een vijftal werkbladen die het hele proces omvat:

  • Productie & begroting: opname en verpleegdagen en de begroting op basis van de verrichtingenregistratie;
  • Bedbenutting lange termijn: een overzicht van de benutting van de bedden over een periode van 2 jaar;
  • Bedverdeling: spreiding van de patiënten per specialisme over de verschillende afdelingen;
  • Bedbenutting korte termijn: een overzicht van de benutting van de bedden over een periode van 7 dagen met 4x een dagelijkse snapshot van de werkelijk benutting;
  • Instroom & Uitstroom: verwachte instroom van geplande opname en uitstroom van geplande ontslagen.

Bij selectie van opnemend specialisme of afdeling worden trends zichtbaar in omvang van de patiëntenstroom, maar ook hoe deze binnen de kliniek verdeeld wordt. De mogelijkheid om tot detail, op niveau van de individuele een patiënt te selecteren, maakt direct interventie binnen de dagelijkse procesgang mogelijk. Zo bleek bij de beoordeling van het prototype al dat de MKD (medisch klaar datum) en VOD (voorlopige ontslagdatum) niet altijd worden geregistreerd. Hier verbetering in aanbrengen geeft direct winst in het opnameproces voor de kliniek.

De data voor het dashboard komt uit het EPD (HiX) en de dashboards zijn ontwikkeld met PowerBI.

Meer weten, of wil je jouw ideeën hierover eens tegen ons aanhouden, stuur een bericht naar Rick@iconhc.nl.