Integraal capaciteitsmanagement (ICM) biedt kansen voor functioneel beheer.

“Bij ICM is de focus gericht op de directe zorg”, zo geeft Rick Janssen, Lead consultant bij iCON aan. “ Ik zie ook binnen de ondersteunende diensten nog veel ruimte voor beter inzetten van het personeel. Door kritisch naar het werkproces te kijken is het mogelijk weer rust te brengen op de afdeling en capaciteit beter te benutten”.

Op de afdeling functioneel beheer ligt de primaire aandacht op het oplossen van meldingen en wijzigingen. Doordat de afhandeling gedetailleerd wordt vastgelegd in Topdesk of Ultimo, beschikt de afdeling beheer over een schat aan data over het feitelijke werkproces.

“Deze data gebruik ik in ons Service Level Dashboard om inzichtelijk te krijgen wat de workload is”, zo licht Rick zijn werkwijze toe. “Ik kijk hoe deze over de collega’s wordt verdeeld en op welke wijze de meldingen en wijzigingen worden afgewikkeld. Bijna altijd kom ik dan hetzelfde beeld tegen, grote hoeveelheden openstaande meldingen, tot wel 100 per dag”.

Meldingen zijn in principe productie verstorend en vragen direct aandacht. Wijzigingen daarentegen zijn meestal standaard en kunnen op basis van tijdseenheden gericht worden ingepland.

“Met ICM voor functioneel beheer richt ik me op het terugdringen van de meldingen”, gaat Rick verder. “Op basis van data-analyses herstructureer ik het proces om het aantal openstaande meldingen terug te dringen naar maximaal 5 tot 10 per dag. Daardoor ontstaat rust op de afdeling en komt capaciteit beschikbaar”.

Extra capaciteit om zo een voorspelbare kwaliteit van dienstverlening aan de zorg te leveren en tegelijk minder afhankelijk te zijn van inhuur.