Alle berichten

Leergang informatie adviseur

Casus poliklinisch proces, ‘no-shows’

De leergang informatie adviseur richt zich op het functioneel beheer van het ziekenhuis. Tijdens de leergang staat het gebruik van de data binnen het EPD en hoe hier ‘Meetbare vooruitgang’ mee is te realiseren centraal. In acht dagdelen worden de belangrijkste processen van het ziekenhuis doorlopen en geeft het de informatie adviseur een overall beeld van het zorgproces, hoe de onderliggende data gebruikt kan worden om problemen te analyseren en deze op te lossen.

Tijdens het middagprogramma van het tweede onderdeel ‘Poliklinisch proces’ werd onderstaande story behandeld. Voor de uitwerking van de story was 2 uur gepland. Deze werd ingeleid met een situatieschets en de deelnemers kregen een dataset tot hun beschikking. Daar waar nodig werden ze geholpen met het visualiseren van de gegevens in het Qlik Sense dashboard. Daarmee kon de analyse worden uitgevoerd en mogelijke interventies bepaalt. In deze casus werd HiX als voorbeeld EPD gebruikt.

Story

De polikliniek wordt in toenemende mate geconfronteerd met ‘no-shows’, patiënten die niet op komen dagen. De management rapportage laat een duidelijk stijgende lijn zien, echter deze geeft alleen het totaal aantal no-shows per maand weer. De manager van de poliklinieken vraagt de functioneel beheerder van de module Agenda mee te helpen om de no-shows te analyseren.

Er wordt gekozen om over een periode van 6 maanden de onderliggende data te gebruiken en hierin op zoek te gaan naar patronen. Voor deze data discovery wordt Qlik Sense gebruikt om de data in een dashboard te visualiseren en te analyseren. De deelnemers maken zelf hun dashboard op basis van de beschikbare data.

Analyse

Het dashboard laat een duidelijk stijging zien van het aantal no-shows in de afgelopen 6 maanden. Meer in detail zien we dat we vooral te maken hebben met no-shows in het begin van de week (maandag en dinsdag), verder zien we een stijging bij de neurologie.

Er wordt geen relatie gevonden met de afspraaksoorten en ook is er geen verband tussen de geprinte bevestiging die de patiënten krijgen. Wel zien we dat de SMS, die ter herinnering 2 dagen voor de afspraak wordt verstuurd, voor de maandag en dinsdag te vroeg wordt gestuurd. Vaak al op woensdag en donderdag voor de afspraak. Bij de neurologie wordt gezien dat bij nieuwe patiënten het telefoonnummer vaak ontbreekt zodat de herinnering SMS helemaal niet gestuurd kan worden.

Interventie

De oplossing is gevonden door de instellingen van de herinnering SMS aan te passen en op de polikliniek Neurologie wordt een extra instructie gegeven waarom en hoe het telefoonnummer vastgelegd kan worden. Met het dashboard ‘Monitor no-shows’ wordt gekeken of de interventies in het proces effect hebben.