Een van de speerpunten binnen het EPD-programma van Reinier de Graaf Gasthuis is de digitalisering van de patiëntendossiers. Het digitaliseren van de patiëntgegevens uit het papieren dossiers past in de filosofie van het EPD om plaats- en tijdonafhankelijk de zorgverlener van patiëntgegevens te kunnen voorzien. Een andere motivatie komt voort uit een toenemend ruimtegebrek binnen de organisatie. Bij de nieuwbouw van het ziekenhuis wordt in de bouwplannen niet meer voorzien in uitgebreide archieven voor patiëntendossiers.
Om tot een zorgvuldige besluitvorming te kunnen komen is aan Rick van Maaren, Senior Consultant iCON, gevraagd om een business case te maken voor de digitalisering van de bestaande dossiers.
Bij de eerste inventarisatie bleek het om ruim 16 km dossiers te gaan. Deze willekeurig allemaal scannen geeft geen rendabele oplossing. Er is een scanstrategie opgesteld die een onderscheidt maakt tussen dynamische- en statische polidossiers, de klinische dossiers en verpleegkundige dossiers. De strategie is financieel onderbouwd met verwachte kosten en opbrengsten en deze laat een positieve businesscase voor het ziekenhuis zien.
In dit plan is rekening gehouden met de wettelijke bewaartermijn.....